Lesson 19: Time Management

Lined paper

Colored pencils or markers

Student devices

InBrief: Executive Function: Skills for Life and Learning


On Punctuality


How to Stop Being Late Forever


How to Create a Recurring Event in Google Calendar (extension only)


  • I am aware of how I spend my time.
  • I limit distractions to focus and use my time well at work.
  • I am realistic when estimating how long tasks take.
  • I plan my time and adjust as needs arise.
  • I keep my commitments and say “no” if I cannot commit.
  • I prioritize my tasks by importance and urgency.
  • I manage my time to manage my stress.

Parent Guide

The purpose of this lesson is for students to learn to use their time well in order to strengthen their well-being.

Studies have shown that proper time management can alleviate stress and improve well-being and life satisfaction. Although many messages surrounding time management focus on efficiency and outcomes, the results from several studies showed that time management helps boost well-being more than it boosts performance.

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Activity 1: (20 minutes) EXECUTIVE FUNCTION

Read the definition for executive function:

“The phrase ‘executive function’ refers to a set of skills. These skills underlie the capacity to plan ahead and meet goals, display self-control, follow multiple-step directions even when interrupted, and stay focused despite distractions, among others.” (Center on the Developing Child at Harvard University)

Pass out the KWL Chart handout to each student and invite them to fill out the “know” and “want” columns of the chart.

Then watch the video, “InBrief: Executive Function: Skills for Life and Learning,” by the Center on the Developing Child at Harvard University. Then share some quotes about executive function:

  • “Any process or goal pursuit that requires time management, decision-making, and storing information in one’s memory makes use of executive function to some degree.” (Psychology Today Staff)
  • “Many experts believe that the human mind contains seven different executive functions. These include self-awareness, inhibition, nonverbal working memory (short-term memory related to sensory and spatial information), verbal working memory (short-term memory related to speech and language), emotional regulation, motivational regulation, and planning and problem-solving.” (Psychology Today Staff)
  • “Someone who struggles with executive functioning will likely have trouble starting or finishing tasks, executing multiple steps of a project in sequence, and keeping their belongings organized. They may struggle to make decisions or lose important items frequently.” (Psychology Today Staff)

As students listen, invite them to fill in the “learned” column. You can also use the article, “Executive Function & Self-Regulation,” by the Center on the Developing Child at Harvard University, if students need more information.

Have a discussion:

  • Why is executive function important?
  • What are some areas of executive function you are really good at?
  • How do you think time management relates to executive function?

Activity 2: (20 minutes) REALISTIC TIME PLANNING

Invite students to complete a quick challenge in class. This activity will require a 2-minute timer, but the countdown should not be visible to students.

  1. Think of an activity on your to-do list that you think will take 2 minutes.
  2. Complete the task. You may not have a chance to finish. That’s okay.
  3. When the teacher calls time, come back together to discuss.

Ask students to raise their hand if they can answer yes to the following questions:

  • Were you able to complete the task in 2 minutes?
  • If not, did you get close to finishing?

Read the quote:

“A common time management trap many people fall into is that they don’t know where their time goes, or they overestimate the amount of time they have available and underestimate the amount of time each activity takes to complete, and become overcommitted. If this sounds like your days, you may need to keep a careful schedule, writing down everything you do. Don’t agree to new activities until you’ve found a way to pencil them in, overestimating the amount of time you think it will take to complete them.” (Elizabeth Scott, PhD)

Pass each student a lined piece of paper. Have students write down the steps that they take between waking up and walking through the doorway of their first class at school. Do not spend too much time on this, for now.

Explain to students that they will now watch 2 videos, which portray opposite viewpoints on punctuality. Ask them to pay attention to the differences in strategy and thought processes.

  • Video 1: “On Punctuality” by vlogbrothers
  • Video 2: “How to Stop Being Late Forever (advice for myself and other chronically late people)” by vlogbrothers

Invite the class to compare the 2 perspectives. Then have a discussion:

  • What strategies would help you to be consistently punctual?
  • In which situations is it extra important to be on time? Why is that?

Have students return to their lined paper. Invite them to take the morning steps that they previously wrote and turn them into a detailed schedule (exact times included). Encourage students to build in “buffer room” for each task on their list, guaranteeing that they will not be late. This works best if students work backwards, beginning at the time they walk through their classroom door. After sufficient work time, ask several students what time they need to wake up, based on their schedule.

Have a discussion:

  • What sort of tasks/events should you plan for seconds in advance?
  • What sort of tasks/events should you plan for minutes in advance?
  • What sort of tasks/events should you plan for weeks in advance?
  • What sort of tasks/events should you plan for months in advance?
  • What sort of tasks/events should you plan for years in advance?

Activity 3: (20 minutes) SCHEDULES

Watch the video,“Big Rocks” by Franklin Covey. Go through each rock size and invite students to call out some examples of big rocks, medium rocks, and small rocks.

Then pass out the Big Medium Small Rocks handout to each student. Have them list current responsibilities, frequent events, hobbies, activities, and other tasks/events that occur for them every day or every week. This could include: school, work, upcoming deadlines (tests, papers, homework, etc), sports practice and games, club performances and tournaments, farm work, chores, shopping, etc. Then invite students to sort them into big, medium, and small rocks.

After their “rocks” are sorted, pass out the Weekly Schedule handout along with some colored pencils or markers. Students should use their “rocks” to create an ideal weekly schedule, beginning with the big then medium rocks. Box out each event in different colors using the color code from the slides.

Remind students to build in buffer room for things like finding a parking spot at school, showering or getting ready, team meeting, etc. Empty space for free time should be included as well.

Color Schedule Category 
RED Urgent or Irregular (Hard to Remember)
PINK Social Events & Connection Time (Social)
ORANGE Brain Breaks or Hobbies (Mental)
YELLOW Time for Yourself & Self-Care (Emotional)
GREEN Exercise, Meals, or Medical (Physical)
BLUE Work, School, & Learning (Professional)
PURPLE A Category of Your Choice
GRAY Normal Activities That Do Not Have a Category
WHITE Open & Unplanned Time

Have a discussion:

  • What is a personal takeaway from this activity? What did you notice about your schedule? What did you learn? What surprised you?
  • Does your schedule look more like a rainbow or more monochromatic? What might this mean?
  • Is it okay for your schedule to be less colorful? Why or why not?
  • Are you leaving yourself too much or too little down time? How can you tell?
  • How often can you expect your ideal schedule to work out perfectly? (Answer: Rarely. We often get interrupted or sidetracked. Part of executive functioning is flexible thinking and an ability to pivot.)
    • How can an ideal schedule be both helpful and harmful?

Extension: Using a student device, have students digitize their weekly schedule using a platform such as Google Calendar. They can set events to repeat weekly by following the steps on the video, “How to Create a Recurring Event in Google Calendar Using Google Workspace for Business,” by Google Workspace. If students do not like the format, have them switch to another one! The hope is to find one that works for them.

Activity 4: (30–40 minutes) PLAN A TRIP

Explain that students will be planning a detailed itinerary for a dream trip. This can be a road trip, camping trip, international trip, spring break, graduation celebration, etc. Using student devices, students can work individually or in small groups. Post the following steps for students to complete the trip itinerary:

  1. Choose the destination.
  2. List all of the excursions for this trip (restaurants, events, sightseeing, etc.).
  3. Research and estimate the time each excursion will take.
  4. Create a trip timeframe (start and end dates).
  5. Type out an itinerary that includes the date and time for each activity on the trip. Remember to work in time for travel time, flights, road trip stops, sleep, and down time.

Encourage students to demonstrate good time management techniques as they plan (e.g., buffer time and punctuality). If students finish early, have them compare their itineraries with other students, asking clarifying questions and providing positive feedback.

Reflection questions:

  • What was the hardest part of planning your trip?
  • How realistic is your trip, in terms of time?
    • Did you leave yourself enough time to do everything you wanted?
    • Did you think about eliminating activities due to time constraints?
  • What were some time management techniques you used while planning?
  • How might planning a trip for a group differ from planning for 1–2 people?
    • How do extra people affect your time planning?
    • What kinds of changes would you have to make?

Activity 5: (40–60 minutes) STUDENT PRESENTATIONS

Explain that students will be creating a visual presentation on time management that they could use to teach younger students (i.e., grades 6–8). Sort students into groups of 2 or 3 and pass out the Group Presentation handout to each team. Talk through the steps and details together and clarify any questions on the handout. Teams can use the resources on the handout or find other reputable sources to use for their presentations. Provide students with time to plan and record their presentations.

Extension: Collaborate with a 6–8 classroom and share the video presentations for their students to watch and report back on.

Activity 6: (20 minutes) REFLECTION AND GOALS

Pass out the Reflection and Goals handout to each student. Give them time to thoughtfully answer the questions. For the last 5 minutes, have several students share what they wrote for the last question:

What is one simple thing you can do this week to work on your time management?

  • How self-aware are you when it comes to your own time management?
  • What distracts you most? What are you being distracted from doing?
  • Why is it important to estimate the time it takes to complete a task?
  • What can happen if you are too extreme with time management?
  • What personal criteria do you use when saying “yes” to a commitment?
  • What is the difference between prioritizing tasks by importance vs. urgency?
  • What kind of planner works best for you? How can you tell?
  • Say “no.” Develop criteria and be pickier about when you say “yes.”
  • Prioritize. Organize tasks based on importance and urgency (deadlines).
  • Limit distractions. Take a break from your phones and your friends.
  • Establish boundaries. Be clear about what you need and stick to the plan.
  • Move tasks to tomorrow. Consider the risks of not completing a task today.
  • Don’t waste time. Create efficient procedures to make work quicker.
  • Know when to take a break. It is important to also relax and regain focus.
  • Make adjustments. Plan in pencil and alter as true needs arise.
  • Use your energy wisely. Conserve energy in routines so you savor rituals.
  • Ask for help. Collect friends, family, peers, and community members.

Papel pintado

Lápices o marcadores de colores

Dispositivos de estudiante

En Breve: Función Ejecutiva: Habilidades para la Vida y el Aprendizaje


Sobre la puntualidad


Cómo dejar de llegar tarde para siempre


Cómo crear un evento recurrente en Google Calendar (solo extensión)


  • Soy consciente de cómo paso mi tiempo.
  • Limito las distracciones para concentrarme y aprovechar bien mi tiempo en el trabajo.
  • Soy realista al estimar cuánto tiempo toman las tareas.
  • Planifico mi tiempo y me adapto a medida que surgen las necesidades.
  • Mantengo mis compromisos y digo “no” si no puedo comprometerme.
  • Priorizo ​​mis tareas por importancia y urgencia.
  • Manejo mi tiempo para manejar mi estrés.

Guía para padres

El propósito de esta lección es que los estudiantes aprendan a usar bien su tiempo para fortalecer su bienestar.

Los estudios han demostrado que la gestión adecuada del tiempo puede aliviar el estrés y mejorar el bienestar y la satisfacción con la vida. Aunque muchos mensajes relacionados con la gestión del tiempo se centran en la eficiencia y los resultados, los resultados de varios estudios mostraron que la gestión del tiempo ayuda a impulsar-siendo más de lo que aumenta el rendimiento.

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Actividad 1: (20 minutos) FUNCIÓN EJECUTIVA

Lea la definición de función ejecutiva:

“La frase ‘Función ejecutiva’ hace referencia a un conjunto de habilidades. Estas habilidades subyacen a la capacidad de planificar con anticipación y cumplir metas, mostrar autocontrol, seguir instrucciones de varios pasos incluso cuando se interrumpe y mantenerse enfocado a pesar de las distracciones, entre otras”. (Centro para el Niño en Desarrollo de la Universidad de Harvard)

Distribuya el folleto del cuadro KWL a cada estudiante e invítelos a completar las columnas “saber” y “quiero” del cuadro.

Entonces mire el video, “InBrief: Función ejecutiva: Habilidades para la vida y el aprendizaje”, por el Centro sobre la niña en desarrollo de la Universidad de Harvard. Luego comparta algunas citas sobre la función ejecutiva:

  • “Cualquier proceso o búsqueda de objetivos que requiera gestión del tiempo, toma de decisiones y almacenamiento de información en la memoria hace uso de la función ejecutiva hasta cierto punto”. (Personal de Psicología Hoy)
  • “Muchos expertos creen que la mente humana contiene siete funciones ejecutivas diferentes. Estos incluyen la autoconciencia, la inhibición, la memoria de trabajo no verbal (memoria a corto plazo relacionada con la información sensorial y espacial), la memoria de trabajo verbal (memoria a corto plazo relacionada con el habla y el lenguaje), la regulación emocional, la regulación motivacional y la planificación y resolución de problemas. resolviendo.” (Personal de Psicología Hoy)
  • “Alguien que tiene dificultades con el funcionamiento ejecutivo probablemente tendrá problemas para comenzar o terminar tareas, ejecutar múltiples pasos de un proyecto en secuencia y mantener sus pertenencias organizadas. Pueden tener dificultades para tomar decisiones o perder elementos importantes con frecuencia”. (Personal de Psicología Hoy)

Mientras los alumnos escuchan, invítelos a completar la columna “aprendida”. También puede utilizar elartículo, “Función ejecutiva y autorregulación”, por el Centro para el Desarrollo del Niño de la Universidad de Harvard, si los estudiantes necesitan más información.

Tener una discucion:

  • ¿Por qué es importante la función ejecutiva?
  • ¿Cuáles son algunas áreas de la función ejecutiva en las que es realmente bueno?
  • ¿Cómo cree que la gestión del tiempo se relaciona con la función ejecutiva?


Invite a los estudiantes a completar un desafío rápido en clase. Esta actividad requerirá un temporizador de 2 minutos, pero la cuenta regresiva no debe ser visible para los estudiantes.

  1. Piense en una actividad de su lista de tareas pendientes que crea que le llevará 2 minutos.
  2. Complete la tarea. Es posible que no tenga la oportunidad de terminar. Está bien.
  3. Cuando el maestro pida tiempo, vuelva a reunirse para discutir.

Pida a los alumnos que levanten la mano si pueden responder afirmativamente a las siguientes preguntas:

  • ¿Pudo completar la tarea en 2 minutos?
  • Si no, ¿estuvo cerca de terminar?

Lea la cita:

“Una trampa común de gestión del tiempo en la que muchas personas caen es que no saben a dónde va su tiempo, o sobreestimar la cantidad de tiempo que tienen disponible y subestimar la cantidad de tiempo que toma completar cada actividad, y convertirse en demasiado comprometido. Si esto suena como sus días, es posible que deba mantener un horario cuidadoso, escribiendo todo lo que hace. No aceptes nuevas actividades hasta que hayas encontrado una manera de anotarlas, sobrestimando la cantidad de tiempo que cree que tomará completarlas”. (Elizabeth Scott, PhD)

Pase a cada estudiante una hoja de papel rayado. Pida a los estudiantes que escriban los pasos que toman entre despertarse y cruzar la puerta de su primera clase en la escuela. No le dediques demasiado tiempo a esto, por ahora.

Explique a los estudiantes que ahora verán 2 videos, que representan puntos de vista opuestos sobre la puntualidad. Pídales que presten atención a las diferencias en la estrategia y los procesos de pensamiento.

  • Vídeo 1: “Sobre la puntualidad” por vlogbrothers
  • Vídeo 2: “Cómo dejar de llegar tarde para siempre (consejos para mí y para otras personas crónicamente retrasadas)” por vlogbrothers

Invite a la clase a comparar las 2 perspectivas. Luego tenga una discusión:

  • ¿Qué estrategias le ayudarían a ser consistentemente puntual?
  • ¿En qué situaciones es más importante llegar a tiempo? ¿Porqué es eso?

Pida a los estudiantes que regresen a su papel rayado. Invítelos a tomar los pasos de la mañana que escribieron previamente y conviértalos en un horario detallado (incluidos los tiempos exactos). Anime a los estudiantes a construiren “sala intermedia” para cada tarea en su lista, garantizando que no llegarán tarde. Esto funciona mejor si los estudiantes trabajan hacia atrás, comenzando en el momento en que cruzan la puerta del salón de clases. Después de suficiente tiempo de trabajo, pregunte a varios estudiantes a qué hora deben despertarse, según su horario.

Tener una discucion:

  • ¿Qué tipo de tareas/eventos debe planificar con segundos de anticipación?
  • ¿Qué tipo de tareas/eventos debe planificar con minutos de anticipación?
  • ¿Qué tipo de tareas/eventos debe planificar con semanas de anticipación?
  • ¿Qué tipo de tareas/eventos debe planificar con meses de anticipación?
  • ¿Qué tipo de tareas/eventos debe planificar con años de anticipación?

Actividad 3: (20 minutos) HORARIOS

Mire el video, “Grandes Rocas” de Franklin Covey. Revise cada tamaño de roca e invite a los estudiantes a decir algunos ejemplos de rocas grandes, rocas medianas y rocas pequeñas.

Luego reparta las rocas grandes, medianas y pequeñas.folleto a cada alumno. Pídales que enumeren las responsabilidades actuales, los eventos frecuentes, los pasatiempos, las actividades y otras tareas/eventos que les ocurren todos los días o todas las semanas. Esto podría incluir: la escuela, el trabajo, las próximas fechas límite (exámenes, trabajos, tareas, etc.), prácticas y juegos deportivos, presentaciones y torneos de clubes, trabajo agrícola, tareas domésticas, compras, etc. Luego invite a los estudiantes a clasificarlos en grande, mediano, y pequeñas rocas.

Después de clasificar sus “piedras”, distribuya el folleto del Horario semanal junto con algunos lápices de colores o marcadores. Los estudiantes deben usar sus “rocas” para crear un horario semanal ideal, comenzando con las rocas grandes y luego medianas. Marque cada evento en diferentes colores usando el código de color de las diapositivas.

Recuerde a los estudiantes que construyanen búfer espacio para cosas comoencontrar un lugar para estacionar en la escuela, ducharse o arreglarse, reunión de equipo, etc. También se debe incluir el espacio vacío para el tiempo libre.

Color Categoría de horario
ROJO Urgente o irregular (difícil de recordar)
ROSA Eventos sociales y tiempo de conexión (social)
NARANJA Descansos para el cerebro o pasatiempos (mentales)
AMARILLO Tiempo para uno mismo y cuidado personal (emocional)
VERDE Ejercicio, comidas o médico (físico)
AZUL Trabajo, escuela y aprendizaje (profesional)
PÚRPURA Una categoría de su elección
GRIS Actividades normales que no tienen categoría
BLANCO Tiempo abierto y no planificado

Tener una discucion:

  • ¿Cuál es una conclusión personal de esta actividad? ¿Qué notó en su horario? ¿Qué aprendió? ¿Qué le sorprendió?
  • ¿Su horario se parece más a un arco iris o más monocromático? ¿Qué podría significar esto?
  • ¿Está bien que su horario sea menos colorido? ¿Por qué o por qué no?
  • ¿Se está dejando demasiado o muy poco tiempo de inactividad? ¿Cómo puede saberlo?
  • ¿Con qué frecuencia puede esperar que su horario ideal funcione perfectamente? (Respuesta: Rara vez. A menudo nos interrumpen o nos desvían. Parte del funcionamiento ejecutivo es el pensamiento flexible y la capacidad de pivotar).
    • ¿Cómo puede un horario ideal ser a la vez útil y perjudicial?

Extensión: usando un dispositivo de estudiante, haga que los estudiantes digitalicen su programe semanal utilizando una plataforma como Google Calendar. Pueden establecer eventos repetir semanalmente siguiendo los pasos de la video, “Cómo crear un Evento recurrente en Google Calendar Uso de Google Workspace para Negocios”, de Google Workspace. Si a los estudiantes no les gusta el formato, pida a ellos cambiar a otro! La esperanza es encontrar uno que funcione para ellos.

Actividad 4: (30–40 minutos) PLANIFIQUE UN VIAJE

Explique que los estudiantes planificarán un itinerario detallado para un viaje de ensueño. Esto puede ser un viaje por carretera, un viaje de campamento, un viaje internacional, unas vacaciones de primavera, una celebración de graduación, etc. Con los dispositivos de los estudiantes, los estudiantes pueden trabajar individualmente o en grupos pequeños. Publique los siguientes pasos para que los estudiantes completen el itinerario del viaje:

  1. Elija el destino.
  2. Enumere todas las excursiones para este viaje (restaurantes, eventos, visitas turísticas, etc.).
  3. Investigue y calcule el tiempo que tomará cada excursión.
  4. Cree un marco de tiempo de viaje (fechas de inicio y finalización).
  5. Escriba un itinerario que incluya la fecha y la hora de cada actividad del viaje. Recuerde trabajar a tiempo para el tiempo de viaje, los vuelos, las paradas de los viajes por carretera, el sueño y el tiempo de inactividad.

Anime a los estudiantes a demostrar buenas técnicas de gestión del tiempo mientras planifican (p. ej., tiempo intermedio y puntualidad). Si los estudiantes terminan temprano, pídales que comparen sus itinerarios con otros estudiantes, haciendo preguntas aclaratorias y brindando comentarios positivos.

Preguntas de reflexión:

  • ¿Qué fue lo más difícil de planificar su viaje?
  • ¿Qué tan realista es su viaje, en términos de tiempo?
    • ¿Se dejó suficiente tiempo para hacer todo lo que quería?
    • ¿Pensó en eliminar actividades por falta de tiempo?
  • ¿Cuáles fueron algunas de las técnicas de gestión del tiempo que utilizó durante la planificación?
  • ¿En qué se diferencia la planificación de un viaje para un grupo de la planificación para 1–¿2 personas?
    • ¿Cómo afectan las personas adicionales su planificación del tiempo?
    • ¿Qué tipo de cambios tendrías que hacer?

Actividad 5: (40–60 minutos) PRESENTACIONES DE ESTUDIANTES

Explique que los estudiantes crearán una presentación visual sobre la gestión del tiempo que podrían usar para enseñar a los estudiantes más jóvenes (i.Es., grados 6–8). Clasifique a los estudiantes en grupos de 2 o 3 y distribuya la presentación grupalrepartir a cada equipo. Analicen juntos los pasos y los detalles y aclaren cualquier pregunta en el folleto. Los equipos pueden usar los recursos del folleto o encontrar otras fuentes confiables para usar en sus presentaciones. Proporcione a los estudiantes tiempo para planificar y grabar sus presentaciones.

Extensión: Colaborar con un 6–8 aula y comparte los video presentaciones para que sus estudiantes las vean e informen.

Actividad 6: (20 minutos) REFLEXIÓN Y METAS

Distribuya el folleto de la Reflexión y las Metas a cada alumno. Deles tiempo para responder cuidadosamente las preguntas. Durante los últimos 5 minutos, pida a varios estudiantes que compartan lo que escribieron para la última pregunta:

¿Qué es una cosa simple que puede hacer esta semana para trabajar en su gestión del tiempo?

  • ¿Qué tan consciente es cuando se trata de su propia gestión del tiempo?
  • ¿Qué es lo que más le distrae? ¿De qué se está distrayendo?
  • ¿Por qué es importante estimar el tiempo que lleva completar una tarea?
  • ¿Qué puede pasar si es demasiado extremo con la gestión del tiempo?
  • ¿Qué criterio personal utiliza a la hora de decir “sí” a un compromiso?
  • ¿Cuál es la diferencia entre priorizar tareas por importancia y urgencia?
  • ¿Qué tipo de planificador funciona mejor para usted? ¿Cómo puede saberlo?
  • Diga no. Desarrolle criterios y sea más exigente cuando diga “sí”.
  • Priorizar. Organizar las tareas en función de la importancia y la urgencia (plazos).
  • Límite distracciones Tómese un descanso de sus teléfonos y sus amigos.
  • Establecer límites. Sea claro acerca de lo que necesita y apéguese al plan.
  • Mover tareas para mañana. Considere los riesgos de no completar una tarea hoy.
  • No pierda el tiempo. Crear procedimientos eficientes para agilizar el trabajo.
  • Sepa cuándo tomar un descanso. Es importante también relajarse y recuperar el enfoque.
  • Hacer ajustes. Planifique a lápiz y modifique a medida que surjan las verdaderas necesidades.
  • Use su energía sabiamente. Conserve energía en las rutinas para que saborees los rituales.
  • Pedir ayuda. Reúna a amigos, familiares, compañeros y miembros de la comunidad.